Pengadaan sediaan farmasi merupakan salah satu proses penting di apotek untuk memastikan ketersediaan obat dan produk farmasi lainnya yang aman, bermutu, dan sesuai kebutuhan pasien. Untuk informasi lebih lanjut tentang bidang farmasi, kunjungi pafiberaukab.org
Berikut adalah beberapa hal utama yang perlu diperhatikan dalam proses pengadaan sediaan farmasi di apotek:
1. Kepatuhan terhadap Peraturan
Pengadaan sediaan farmasi harus mematuhi regulasi yang berlaku, seperti pedoman dari BPOM (Badan Pengawas Obat dan Makanan) serta undang-undang terkait. Pastikan obat-obatan yang diadakan telah memiliki izin edar resmi dan tidak termasuk kategori obat yang dilarang.
2. Pemilihan Supplier yang Kredibel
- Pastikan supplier memiliki izin resmi. Hanya beli dari distributor atau pedagang besar farmasi yang telah terdaftar di Kementerian Kesehatan.
- Periksa rekam jejak dan kredibilitas supplier untuk menghindari risiko menerima produk palsu atau kadaluarsa.
3. Ketersediaan dan Kebutuhan Stok
Lakukan analisis kebutuhan stok berdasarkan:
- Data penjualan sebelumnya untuk mengetahui produk yang paling banyak digunakan.
- Musim atau tren penyakit yang dapat mempengaruhi permintaan obat tertentu (misalnya, obat flu di musim hujan).
- Kebijakan First Expired, First Out (FEFO) untuk memastikan obat yang hampir mendekati masa kadaluarsa lebih dulu dijual.
4. Sistem Pengendalian Kualitas
Pastikan sediaan farmasi yang diterima memenuhi standar kualitas. Perhatikan:
- Kondisi pengemasan, apakah terdapat kerusakan atau tanda-tanda manipulasi.
- Sertifikat analisis (COA) untuk produk tertentu, terutama obat generik atau bahan baku.
- Kondisi penyimpanan selama pengiriman, misalnya, cold chain untuk produk yang memerlukan suhu tertentu seperti vaksin.
5. Manajemen Anggaran
Tetapkan anggaran yang realistis untuk pengadaan sediaan farmasi. Pertimbangkan:
- Harga produk dari berbagai supplier untuk mendapatkan yang terbaik tanpa mengorbankan kualitas.
- Diskon atau insentif pembelian dalam jumlah besar, tetapi tetap sesuaikan dengan kapasitas penyimpanan dan kebutuhan.
6. Dokumentasi dan Administrasi
Selalu catat proses pengadaan secara rinci, termasuk:
- Jenis produk, jumlah, harga, dan tanggal pengadaan.
- Nomor batch dan tanggal kedaluwarsa untuk mempermudah penarikan produk jika terjadi masalah.
- Nota dan faktur pembelian sebagai bukti transaksi dan untuk keperluan audit.
7. Pengadaan Obat Spesifik
Beberapa jenis obat memerlukan perhatian khusus dalam pengadaannya:
- Obat psikotropika dan narkotika harus diawasi ketat sesuai regulasi, dengan dokumentasi dan pelaporan yang sesuai.
- Obat langka atau khusus, seperti obat untuk penyakit kronis, perlu dipesan dengan estimasi kebutuhan yang akurat.
8. Perhatikan Kebijakan Pemesanan Ulang
Terapkan sistem Reorder Point (ROP) untuk mengetahui kapan harus memesan ulang stok. Pastikan sistem ini dapat meminimalkan risiko kekurangan atau kelebihan stok.
9. Kerja Sama dengan Tenaga Farmasi
Tenaga farmasi yang kompeten perlu dilibatkan dalam proses pengadaan untuk memastikan:
- Pemilihan produk yang tepat.
- Penyesuaian dengan standar terapi yang berlaku.
- Evaluasi mutu produk secara menyeluruh.
10. Evaluasi dan Monitoring Berkala
Lakukan evaluasi terhadap:
- Kualitas sediaan farmasi yang diadakan.
- Kinerja supplier dalam hal waktu pengiriman, kualitas produk, dan layanan purna jual.
- Pola kebutuhan pasien dan tren di apotek.
Pengadaan sediaan farmasi bukan sekadar proses membeli produk, tetapi juga memastikan bahwa semua produk yang tersedia di apotek sesuai standar keamanan, mutu, dan efektivitas. Dengan perhatian pada regulasi, kualitas produk, dan manajemen stok, apotek dapat memberikan pelayanan terbaik kepada pasien sekaligus meningkatkan efisiensi operasional.
